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印章管理信息化經典案例|江蘇中南建筑產業集團(上)

摘要:近年來受到市場環境及國際形勢的影響,眾多企業在互聯網時代背景下進行轉型升級,加強企業內部管理,引導企業健康發展。中南建筑產業集團建立的風險合規管理體系要求集團全員做到“前端防范、中端控制、后端審計”,實現了各專業對各自條線的全過程閉環管理。并針對印章使用過程中可能會出現的違規用印、無法追責等問題,結合印章物聯網產品進行管理手段升級,解決了制度無法執行落地的難題,進一步推動企業轉型升級,規范印章使用標準。

關鍵詞:中南建筑產業集團、企業風控、印章管理、印章物聯網

一、關于中南集團

1.1企業簡介

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中南集團•中南建設,成立于1988年2月,現有員工70000余人,其中博士近100人,碩士500余人,MBA15人,EMBA100余人,本科8000余人,總資產逾2000億元,2017年總營收達1536億元,是南通市首個綜合總營收超千億的企業。中南集團下設中南置地、中南建筑、中南土木、中南資本、中南金融、中南建投、中南工業七大產業板塊及中南高科、中南教育、中南園林三大事業部,擁有424家公司,其中獨立法人企業360家,子分公司64家,業務涵蓋房地產開發、工程總承包、海綿城市建設、地下管廊建造、市政工程、軌道交通、安裝、裝飾、鋼結構、能源、工程裝備業、礦產、金融投資、商業運營等領域,業務遍及全國22個省、80多個地縣級城市及海外市場。

中南集團位列中國企業500強第236位、中國民營企業500強第53位,中國房地產企業19強,中國建筑企業500強第8名,榮獲魯班獎25項、特別魯班獎1項、詹天佑獎15項,以及鋼結構金獎、中國建筑裝飾獎等國家級大獎計50余項,獲得揚子杯、長城杯、白玉蘭杯、泰山杯等省級優質工程獎100余項。

1.2組織結構

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1.3集團風險合規管理的思路

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一是從風險合規的職責范圍來看,要做到全員合規,執行“分層管理、分類管理、集中管理”。

二是從風險合規的管控過程看,風險合規管理要做到“前端防范、中端控制、后端審計”。

1.4集團風險合規管理的執行措施

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前端防范主要包含內控風險制度建立、風險數據庫完善、信息化系統控制的改革升級。

中端控制包含風險的執行、監控、和評價,風險的評價多維度的評價,有哪些點要進行自評,哪些上級審核評價、哪些涉及客戶評價,合規部參與抽查評價,通過評價來反映合規執行上和合規體系上的問題,反過來在完善前端防范工作。

后端審計主要是事后審計來發現合規問題,包含工程審計、財務審計、內控審計等,審計發現的合規問題也是發現合規管理漏洞,反過來完善前端和中端控制。

1.5集團印章管理辦法

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印章管控制度-管控流程圖

  • 刻制流程:按照集團總部、產業集團、分子公司、項目部分別設立印章刻制流程。

  • 保管制度:印章必須由公司確定專職負責妥善保管,不得轉借他人。各單位印章保管人員需報產業集團行政辦公室備案。

  • 適用范圍:根據印章類別分別設定使用范圍,主要包含公章、法定代表人印章、合同專用章、財務專用章、項目部印章。項目部印章和部門印章屬非經濟合同印章,不能在擔保、經濟類合同或協議、結算類原始件等文件上用印。

  • 流程固化:印章使用實行事前審批制度,通過審批流程發起公文申請、用印和用印登記;

  • 印章作廢:按照集團總部、產業集團、分子公司、項目部分別設立印章報廢流程。行政辦公室對報廢公章切角留存并向外界發布。

 責任歸屬:對偽造、盜用公司印章,未按批準程序擅自使用印章,公章遺失未及時公示等情況,視情節輕重,對責任者分別進行批評教育、行政處分、經濟處罰直至解除勞動關系。

二、集團印章管理的需求分析

2.1印章管理的重要性

長期以來,我們的印章管理始終停留在人為管理和制度管理的水平上,而人為管理和制度管理不可控性,流程不透明,常常會導致違規用章現象的出現,可能會給企業帶來巨大的損失。加之建筑企業涉及項目多、跨度大,存在大量分包合同、材料合同、商務函件等的用章,用章管控難度大,存在較大風險。

2.2集團印章使用現狀

  • 印章種類多:公章、合同專用章、財務專用章、法人印章、人事專用章、項目部章等。

  • 用章機構分散:分支機構多,在全國有數十家分公司,數百個項目部。

  • 用章頻率高:公司每天各類印章蓋章次數要達到數百次以上。

  • 印章外帶頻率高:經常去異地辦公、工商稅務現場辦公。

2.3傳統印章管理存在的問題

  • 法律風險大:因印章管理員等人員管理不善導致違規用印造成的經濟損失較多,法律案件頻發。

  • 工作效率低:異地用印層層審批,人員送印章、文件效率低下。

  • 管理成本高:印章管控難度大,總部專人出差檢查用章合規性,造成管理成本上升,管理成本高達上百萬。

  • 人情章:印章由個人保管,如立場不堅定,容易出現人情章現象。

  • 違規用章:用章審批流程簽字手續不完整,用章申請缺少部門負責人簽字或法務簽字。

  • 用章記錄無可查:用章資料丟失、用章過程無法追查。


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  • 印章物聯網,是江蘇群杰物聯科技有限公司于2014年就提出了印章物聯網的應用和研究!總部設在南京,專注于印章應用管理細分領域,并致力于以物聯網大數據技術為核心幫助企業、政府實現印章智慧管理和安全使用。近年來成功服務于60多家特級企業,200多家大型集團,其中包括蘇寧控股、萬科集團、天瑞集團、中南控股、新城控股、云南建投、北京建工、蘇交科集團等,在江西有江西建工一建、江西建工四建、中恒建設集團、中大建設集團、江西省交工集團、中建偉力、建中工程公司等。

  • 江西萬道科技公司與江蘇群杰公司聯合成立了江西運營中心,由萬道科技公司全面負責江西的群杰物聯網產品銷售與服務工作。


  • 印章物聯網:創新管理,智慧安全

  • 印章物聯網,顧名思義,印章與網絡互連,從而實現高效、安全的管理模式。是由群杰經過多年市場調研,潛心研發的關于用印的整體解決方案。通過應用物聯網技術,實現印章的遠程管理,讓用印全程透明、可控、可追溯。其除了安全的突出優勢外,還實現了用印數據的存儲、分析功能,幫助企業實現更智慧、安全的用印管理。

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  • 印章物聯網是由用印寶、印控臺(終端設備)和軟件(印章管理平臺PC端、手機APP)兩部分組成,依托物聯網技術,將印章、使用對象、用印人及企業決策者聯系在一起,連接管理和安全。

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  • 印章物聯網:簡化流程,高效便捷

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  • 印章物聯網的使用需要用印人發起用印申請,在取得授權人的許可后開啟印控臺,使用用印寶蓋章。在用印的過程中,平臺自動獲取用印文件、用印人、用印時間等照片信息,并回傳至企業服務器,讓每一次的用印都可監控、可追溯。監管更高效、安全。

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  • 與傳統印章管理相比,印章物聯網有著無可比擬的高效安全管理優勢。傳統印章管理多為人及制度管章,無法杜絕可能存在的人為因素,安全性較差,容易發生印章外帶、私用、偷蓋、漏蓋等問題,不但管理成本高,風險也很難控制。而印章物聯網與之相比更便捷、易行、高效、安全。通過將實物印章嵌入用印寶中,實現人印隔離的同時,也降低了風險發生的概率;想要使用印章,需要取得決策者的授權許可,可以防止違規用印的發生;使用印章的過程,全程照片采集所有使用元素,自動生成臺賬,用印記錄隨時查閱,追溯有據;紅外用章區域,更是降低了印章私用、亂用的風險;可定位的功能,印章軌跡隨時把握。

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  • 印章物聯網,解決的不止是安全用印,更是企業影響力及核心競爭力提升的助推器。


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