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印章管理信息化經典案例|江蘇中南建筑產業集團(下)

摘要:近年來受到市場環境及國際形勢的影響,眾多企業在互聯網時代背景下進行轉型升級,加強企業內部管理,引導企業健康發展。中南建筑產業集團建立的風險合規管理體系要求集團全員做到“前端防范、中端控制、后端審計”,實現了各專業對各自條線的全過程閉環管理。并針對印章使用過程中可能會出現的違規用印、無法追責等問題,結合印章物聯網產品進行管理手段升級,解決了制度無法執行落地的難題,進一步推動企業轉型升級,規范印章使用標準。

關鍵詞:中南建筑產業集團、企業風控、印章管理、印章物聯網

一、印章物聯網整體解決方案

1.1印章物聯網整體架構

平臺架構:軟件管理平臺+印章管理終端設備

平臺部署:印章管理平臺部署在總部服務器上,裝有公司印章的印章管理終端設備放置在各分公司。

設計方案:未經過授權允許的情況下,印章管理終端設備無法啟用;經管理平臺審核授權后,印章管理終端設備由印章管理員指紋解鎖,對文件進行蓋章,蓋章過程拍照記錄,并在管理平臺上進行備案。

印章物聯網產品涉及軟件和硬件兩個方面,集團經過多次調研考察,最終選擇江蘇群杰物聯科技有限公司的印章物聯網產品。

1.2終端設備以輕便易攜帶為主

印章管理終端設備兩種型號,一種是固定型設備,設備較大,印章放置在其中,不可移動外帶,攝像頭安裝在設備正上方,使用時無需架起。另一種是移動型設備,設備輕巧便攜,印章被鎖定在金屬筒體中,外帶方便,攝像頭在設備側面,使用時須架起。

考慮到我們江蘇中南建筑產業集團有限責任公司作為一家建筑企業,經常會出現外帶用印的情況,所以選擇使用移動型印章管理終端設備。

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1.3軟件系統采取集成方案

雖然群杰公司有完善的印章物聯網管理平臺,但是考慮到我們江蘇中南建筑產業集團有限責任公司現有的辦公平臺已經比較成熟,所有雙方就在公司現有的辦公平臺基礎上共同進行研發,建立專門的印章管理信息化平臺,將印章管理終端設備與我司的辦公平臺相關聯。

二、信息化實施過程及應用系統內容

2.1印章管理系統平臺開發

印章管理信息化平臺,包含了用章申請、文件上傳、用章審批、短信提示審批、指紋授權蓋章、用章過程拍照、臺帳報表生成等功能。

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(中南印章管理信息化平臺——用章申請界面)

以用章審核為例,根據不同文件類型劃分不同的用章審核流程,一般審核流程如下:

業務部門申請用章(附用章文件電子版,如該電子版在其他系統模塊有的,直接鏈接到用章申請和審核界面,不再用附電子版)→部門領導審核(審核電子版本是否符合要求,及紙質版與電子版一致性)→法務審核(主要參與合同、補充協議、法務文書、索賠發函、承諾函等用章審核,主要審核電子版是否按原評審意見調整,及從法律風險防范角度進行審核)→單位負責人審批(對是否用章進行審批)→行政部門審核并用章(對審核流程是否合規進行復核、對電子版與紙質版一致性進行復核)

2.2試運行階段

為全面測試和檢驗用章系統和設備的各項功能,我們選擇了部分公司和項目開展試運行工作。

試運行時間:2016年10月24日至2016年11月20日。

試運行單位:中南建筑產業集團總公司、南通分公司、海門東洲學校項目部、海門錦尚名苑項目部。

試運行要求:試運行期間,參與試運行的各單位用章均須通過系統進行申請,通過日常實際操作,發現系統問題,提出優化建議,并及時與系統研發組溝通反饋。各單位行政部負責人為本次試運行的第一責任人,負責各單位用章系統試運行的推進和協調工作。

試運行內容:用章系統主要分為申請、審核、用章、歸檔四個步驟。

系統問題和建議反饋:系統研發組及時解決試運行單位反饋的問題,并總結系統運行中的管理和維護問題,確保用章系統能夠正常運行。

2.3全面推廣階段

全面推廣使用時間:2016年11月25日

使用范圍:總公司和全國23個分公司。

使用內容:用章申請、審核、用印、歸檔。

使用現狀:全面推廣至今,全集團已累計審批用章申請4700余條,累計駁回用章申請200余條,累計用章83000余次。

三、實施碰到的問題及對策

3.1用印次數不確定

問題原因:公司的投標文件和竣工資料等文件無法確定準確的用印次數。

潛在風險:用印次數不確定可能會導致蓋章過程中需要不斷的申請補簽數,降低業務辦理效率;蓋章次數的不去的會導致有心之人在蓋章過程中夾帶文件,偷蓋公章的現象,可能會引發不可控的法律風險。

分析思考:對于投標文件和竣工資料頁書多無法確定準確次數的問題,通過設定盡可能大的次數,在蓋章完成后統計蓋印次數同時取消剩余次數的使用即可解決。關鍵在于如何規避使用過程中的偷蓋漏蓋問題。經過多次交流探討后,決定設置專人在文件蓋章后及時進行查閱處理,即通過高清攝像頭對蓋章后的文件進行實時采集形成電子資料。

解決方案:系統采取給予充足的次數,用印結束后點擊“用印結束”,剩余用印次數自動消失。加入高清攝像頭對蓋章文件進行圖像采集,事后專人查看蓋章內容。

3.2用印文件與印章類型不匹配

問題對策:公司相關人員蓋章的文件和印章類型存在不一致性,如申請分包合同蓋章,印章類型卻選擇公章。

潛在風險:因為印章類型的選擇錯誤導致流程無效,延長了流程審批的時間。

分析思考:主要問題在于業務人員對各類印章的使用場景不清晰,大部分人員在發起用印申請的時候會多方咨詢具體選擇哪個印章,但是存在一部分人員直接選擇某一印章提交申請,導致流程無效。

解決方案:目前公司已對所有需要蓋章的文件類型進行梳理,一一匹配文件與對應印章的關聯關系。之后在系統中添加了文件類型與印章綁定的功能,通過預設的文件與印章,用印人只需要選擇需要蓋章的文件,系統自動匹配印章類型。

四、印章物聯網建設成效

1、規范用章審批:根據不同的文件類型,固化不同的用章審批流程,杜絕了以往用章審批漏簽字、補簽字、代簽字等違規用章行為。

2、提高工作效率:用章申請通過辦公平臺線上審核,短信通知審核人,用手機端可隨時隨地查看審核,能滿足所有分公司和項目的用章需求,大大提高了工作效率。

3、安全可靠:印章通過印控儀保管,未經授權無法使用蓋章,蓋章過程被拍照留檔,印控儀一旦遠離攝像頭,儀器會自動向總部報警。

4、用章全過程可追溯:一旦發生法律糾紛,可隨時查看用章申請記錄、用章過程記錄。

5、方便檢查管控:總部隨時可通過信息化辦公平了解和抽查所有印章的使用動態,減少出差檢查,節省辦公經費。

6、管理效益提升:用章管理系統使用前,總部安排專人出差去各分公司進行用章情況專項檢查,2016年累計發現用章不合規問題3300余起。用章管理系統使用后,總部可以直接通過PC端辦公平臺對各分公司的用章情況進行檢查,檢查效率大大增加,且抽查用章流程不合規現象較上年度有所減少,企業法律風險也相應減少。

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    (用章過程展示)    

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(攝像頭拍照資料展示)

五、信息化建設經驗總結

在這高速發展的時代,企業要想生存發展,必須謀求創新,通過創新改革,降低企業運營成本,提高效率,提高競爭力,同時又要降低企業的法律風險。江蘇中南建筑產業集團有限責任公司通過印章管理信息化系統,固化用章審批流程,提高用章審核效率,通過印章管理終端設備,安全保管企業印章,全程記錄用章過程,降低違規用章風險。以印章管理制度為基礎,以印章管理信息化系統為主體,結合印章管理終端設備,形成了企業印章管理法律風險防控體系。

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印章物聯網,是江蘇群杰物聯科技有限公司于2014年就提出了印章物聯網的應用和研究!總部設在南京,專注于印章應用管理細分領域,并致力于以物聯網大數據技術為核心幫助企業、政府實現印章智慧管理和安全使用。近年來成功服務于60多家特級企業,200多家大型集團,其中包括蘇寧控股、萬科集團、天瑞集團、中南控股、新城控股、云南建投、北京建工、蘇交科集團等,在江西有江西建工一建、江西建工四建、中恒建設集團、中大建設集團、江西省交工集團、中建偉力、建中工程公司等。

江西萬道科技公司與江蘇群杰公司聯合成立了江西運營中心,由萬道科技公司全面負責江西的群杰物聯網產品銷售與服務工作。


印章物聯網:創新管理,智慧安全

印章物聯網,顧名思義,印章與網絡互連,從而實現高效、安全的管理模式。是由群杰經過多年市場調研,潛心研發的關于用印的整體解決方案。通過應用物聯網技術,實現印章的遠程管理,讓用印全程透明、可控、可追溯。其除了安全的突出優勢外,還實現了用印數據的存儲、分析功能,幫助企業實現更智慧、安全的用印管理。

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印章物聯網是由用印寶、印控臺(終端設備)和軟件(印章管理平臺PC端、手機APP)兩部分組成,依托物聯網技術,將印章、使用對象、用印人及企業決策者聯系在一起,連接管理和安全。

 

印章物聯網:簡化流程,高效便捷

 

印章物聯網的使用需要用印人發起用印申請,在取得授權人的許可后開啟印控臺,使用用印寶蓋章。在用印的過程中,平臺自動獲取用印文件、用印人、用印時間等照片信息,并回傳至企業服務器,讓每一次的用印都可監控、可追溯。監管更高效、安全。

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與傳統印章管理相比,印章物聯網有著無可比擬的高效安全管理優勢。傳統印章管理多為人及制度管章,無法杜絕可能存在的人為因素,安全性較差,容易發生印章外帶、私用、偷蓋、漏蓋等問題,不但管理成本高,風險也很難控制。而印章物聯網與之相比更便捷、易行、高效、安全。通過將實物印章嵌入用印寶中,實現人印隔離的同時,也降低了風險發生的概率;想要使用印章,需要取得決策者的授權許可,可以防止違規用印的發生;使用印章的過程,全程照片采集所有使用元素,自動生成臺賬,用印記錄隨時查閱,追溯有據;紅外用章區域,更是降低了印章私用、亂用的風險;可定位的功能,印章軌跡隨時把握。

 

印章物聯網,解決的不止是安全用印,更是企業影響力及核心競爭力提升的助推器。



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