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容易引發公章風險的6大原因,這些一定要了解

   印章之于企業,是社會誠信的憑證,在企業從事生產經營活動中,發揮著極其重要的作用。法律賦予印章兼備權利和責任的特殊身份,讓企業愈加重視印章的管理工作。近年來,因印章管理不當而引發的經濟糾紛、法律糾紛法等案件層出不窮,所帶來的重大損失更是給眾多企業敲響了警鐘。為規避印章使用風險,印章管理要用對方法,這些不當的管理情形,請一定要避免。


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一、濫用印章


1、印章外借他人使用

(1)內部人員借用印章。部分企業為方便業務人員外出開展業務,往往允許其將企業印章外借。在印章外借的過程中,因缺乏對印章的有效監管,業務人員可能為牟取不正當利益而私自加蓋印章,給企業帶來法律風險。

(2)外部人員借用印章。此情形常見于建設工程、裝飾裝潢、專業設備制造等有門檻要求的領域,因當事人需具備一定資質才能對外發生業務。相關企業在收取管理費、分成費等利益的誘惑下,常會向第三方出借印章,因此帶來潛在的法律風險。

2、在空白介紹信或合同上蓋章。

部分企業雖然不允許印章外借,但允許工作人員在空白介紹信、空白紙張或合同上用印,還有的企業為了進行產品推銷,將合同條款預先制定成訂單合同,僅將產品數量一項控制,加蓋印章后將訂單合同廣為寄送。這類行為均存在較高的風險。

3、使用多枚印章

同樣是處于“方便使用”考慮,部分企業刻制多枚合同專用章分發給業務員保管,供其在外洽談業務時使用,盡管國家相關規定允許單位在阿拉伯數字進行區別的前提下,可以刻制多枚合同專用章。但實踐中,往往由于業務員人員流動性較大,在離職后未必都能進行印章交接,印章丟失的事情也不鮮見,進一步加大了企業的法律風險。

4、單方加蓋印章

實踐中,由于雙方簽約時間無法協調等原因,會出現一方在書面合同上簽章后郵寄至對方處等待蓋章的情形,事后因交易條件便獲或未得到對方法定代表人同意,最終未在合同上蓋章,而寄送的合同遲遲不能取回,企業陷入進退兩難的窘境。



二、印章被盜、私刻、私蓋或丟失


1、印章被盜。企業印章被盜這種情況一般表現為行為人采用非法手段秘密盜竊、盜用印章,與他人簽訂合同。

2、私刻印章。企業工作人員或非企業工作人員通過私刻印章的方式,從事對外簽訂合同等經濟犯罪活動。

3、私蓋印章。企業人員未經單位授權,私自加蓋企業印章。

4、印章丟失。如果企業在印章丟失后不及時向公安機關報案,也不主動在報紙上發布公告聲明作廢,一旦行為人利用拾得的印章對外簽訂合同,將給企業帶來極大的風險。



三、印章錯用


1、不同類型的印章被混用。例如將部門印章用于對外簽訂合同,在對賬單上加蓋發票專用章或在勞動合同上加蓋財務專用章等。

2、加蓋分公司印章。部分企業在以總公司名義簽訂的合同上加蓋分公司章,一旦在履約時出現糾紛,雙方往往對合同的效力產生爭議。



四、印章未及時收回、銷毀


1、個別企業在下屬單位、部門及項目部被撤銷、關閉后,或在合并、分立等重大事項期間,由于管理權的更迭與人員的重大變化,沒有及時收回銷毀相關印章,造成印章的流失,形成了潛在的法律風險。

2、未向解聘人員收回印章。部分企業在解聘原保管相應企業印章的員工時未及時收回印章,或者因存在勞資糾紛等原因,該工作人員拒不交還印章,不僅妨礙企業的正常運營,也會存在其他不可預測的風險。



五、未建立印章使用臺賬


    部分企業內部用章流程不規范,未建立成文的審批流程,相關人員用章時僅作口頭申請,使用后亦不保留記錄,事后根本無法追溯。個別單位雖規定了用印流程,但程序過于簡單,用印申請沒有固定格式,對于用印用途等具體內容沒有涉及,且事后也沒有統一歸檔,一旦發生問題同樣無法追溯。



六、印章刻制不規范

    

    部分企業刻制印章不在公安機關指定的單位進行,隨意找一家單位刻制,刻完就用,亦不會再公安機關備案,為以后發生印章使用風險埋下了隱患。





印章物聯網專注于印章應用管理細分領域,并致力于以物聯網大數據技術為核心幫助企業、政府實現印章智慧管理和安全使用。近年來成功服務于60多家特級企業,200多家大型集團,其中包括蘇寧控股、萬科集團、天瑞集團、中南控股、新城控股、云南建投、北京建工、蘇交科集團等,在江西有西建工一建、江西建工四建、江西建工機施、南昌建工集團、江西交工集團、中恒建設集團、中大建設集團、中陽建設集團、中鼎集團、豐潤建設集團、嘉業集團、昌建集團、海力控股集團、中盛建筑集團、潤邦控股集團、江西公路橋梁、建中工程公司、中水建管國際、江西通威集團、贛州榮輝建設等。

江西萬道科技公司作為群杰印章物聯網平臺江西運營中心,全面負責江西的群杰物聯網產品銷售與服務工作。

 

印章物聯網:創新管理,智慧安全

印章物聯網,顧名思義,印章與網絡互連,從而實現高效、安全的管理模式。是由群杰經過多年市場調研,潛心研發的關于用印的整體解決方案。通過應用物聯網技術,實現印章的遠程管理,讓用印全程透明、可控、可追溯。其除了安全的突出優勢外,還實現了用印數據的存儲、分析功能,幫助企業實現更智慧、安全的用印管理。

 

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印章物聯網是由用印寶、印控臺(終端設備)和軟件(印章管理平臺PC端、手機APP)兩部分組成,依托物聯網技術,將印章、使用對象、用印人及企業決策者聯系在一起,連接管理和安全。

 

印章物聯網:簡化流程,高效便捷

 

印章物聯網的使用需要用印人發起用印申請,在取得授權人的許可后開啟印控臺,使用用印寶蓋章。在用印的過程中,平臺自動獲取用印文件、用印人、用印時間等照片信息,并回傳至企業服務器,讓每一次的用印都可監控、可追溯。監管更高效、安全。

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與傳統印章管理相比,印章物聯網有著無可比擬的高效安全管理優勢。傳統印章管理多為人及制度管章,無法杜絕可能存在的人為因素,安全性較差,容易發生印章外帶、私用、偷蓋、漏蓋等問題,不但管理成本高,風險也很難控制。而印章物聯網與之相比更便捷、易行、高效、安全。通過將實物印章嵌入用印寶中,實現人印隔離的同時,也降低了風險發生的概率;想要使用印章,需要取得決策者的授權許可,可以防止違規用印的發生;使用印章的過程,全程照片采集所有使用元素,自動生成臺賬,用印記錄隨時查閱,追溯有據;紅外用章區域,更是降低了印章私用、亂用的風險;可定位的功能,印章軌跡隨時把握。

 

印章物聯網,解決的不止是安全用印,更是企業影響力及核心競爭力提升的助推器。

 



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