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抄作業!如何做好印章管理?

眾所周知,因印章管理不善給公司帶來訴訟和損失的事件屢屢發生、層出不窮。這種現象的發生的原因,歸根到底是公司的法律風險管控做的不好。事實上,公司內部控制和風險管理的一個很重要的方面就是印章管理。印章管理的好壞,直接體現了一個公司風險管控的水平,公司法律風險管控首先應首先從印章管理開始。


印章使用過程中的常見法律風險


1.表見代理風險。主要指開具蓋有公章或合同章的空白介紹信、合同、協議等法律文件造成的風險。我國《合同法》第49條有明確規定:“行為人沒有代理權、超越代理權或者代理權終止后以被代理人名義訂立合同,相對人有理由相信行為人有代理權的,該代理行為有效!笨梢,印章管理人須時刻警醒,稍有不慎,就可能帶來嚴重后果。


2.由“關系章”、“人情章”帶來的風險。從實際發生的眾多印章糾紛來看,相當一部分法律風險是由于印章管理人員缺乏原則性、紀律性,違反印章管理制度,服從或威懾于領導的授意安排所造成。這種主觀性很強的違規有上升之勢,造成的風險不可小覷。


3.保管、交接過程中產生的風險。印章外借、隨意擺放、交接不清等違規操作都是風險隱患,都有可能給伺機作案人員以可乘之機。


4.操作中的疏漏、不認真。如合同協議等重要法律文件漏蓋騎縫章,有可能導致合同內容被更改,從而導致法律風險。


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印章管理中存在的主要問題


印章是公司生產經營的重要憑證,在法律上意味著公司的承諾、認可和證明。一般來說,公司印章分為以下幾類:

  • 公司和下屬分公司的行政印章、合同專用章以及財務專用章;

  • 公司機關部門印章;

  • 公司黨務、工會、團委及協會印章;

  • 項目部印章;

  • 公司法定代表人、負責人的個人名章。


上述不同類別的印章在公司的內部效力雖然不同,對外效力卻有一定的相似之處,用印后公司都要承擔相應的法律后果,都會給公司利益帶來不同程度的影響。


主要存在以下問題:


1、公司雖然制定了《用印管理規定》,但在印章刻制、作廢、啟用方面沒有嚴格執行。只要業務需要,領導或部門就可隨便刻制印章,刻制后沒有下發正式啟用文件,沒有明確印章使用范圍和使用時間。


2、印章刻制不在公安部門指定的單位進行,不在公安機關備案,隨便找一家單位刻制公章,刻完就用,為以后發生印章使用風險埋下了隱患。


3、印章管理人員缺乏風險防范意識,對使用印章材料不嚴格審查,更有甚者在空白介紹信或空白紙張上用;有的印章保管者讓印章離開自已的視線或因自己沒時間讓他人代為蓋章;在沒有監管人的情況下允許他人攜帶印章外出。


4、有的公司沒有統一的印章使用臺賬,采用一頁紙請示的方式,請示完成后,領導審批用印的簽批單由辦公室保存,時間長了很容易丟失,無法追溯。個別單位雖有統一的用印臺賬,但對領導在材料上簽字直接上報的文件則沒有登記用印事項和用印人,以后涉及此類文件的問題同樣無法追溯,形成法律風險。


5、個別公司印章保管制度不健全,未設專人保管,印章丟失或被盜后不及時報告,不及時報案,也不主動在報紙上發布公告聲明作廢,從而留下了潛在的用印風險;有的公司合同章、行政章由剛剛入職幾天的員工保管,該員工既不知道保管印章要辦理交接手續,也沒有受過培訓,稀里糊涂的就成為印章保管人了。


6、項目部印章,我們可能還沒有意識到項目部印章對公司的重要性,項目部印章管理不規范,沒有限定項目部印章的使用范圍和使用審批程序,沒有設立項目部印章使用臺賬,形成了項目部印章管理的空白,給公司帶來較大的法律風險。


7、個別公司在下屬單位、部門被撤銷和關閉后,沒有及時收回和銷毀這些單位的印章,造成印章的流失,形成了潛在的法律風險。


8、有的公司印章繁多,管理印章的人員眾多,無形中增加了風險;(煙臺萬華聚氨酯股份有限公司改名萬華化學集團股份有限公司之后,更換大批印章,該批印章是怎么處理的?是否履行手續?其投資的下屬公司如:萬華化學(北京)公司、寧波萬華2013年刻制不少的印章,是否履行作廢、啟用手續?)


9、沒有做到各種印章的歸口管理,職責不清,有的公司合同章分散保管在財務人員手里;


10、同一種印章刻制兩枚以上,但沒有編號。


11、沒有與保管人簽訂責任書;印章在那個時間段由誰保管,出現問題的時候根本無法查證;也沒有建立連續的交接記錄。


如何做好印章管理


為了應對印章管理法律風險的措施要解決公司印章管理中存在的問題,防范可能帶來的法律風險,公司應當采取以下措施:


1、公司要制定程序嚴密的印章管理規定,印章必須由公司統一刻制,指定印章歸口管理部門,明確公司各部門印章管理職責,明晰印章刻制、使用的業務流程,做到有規可依、有章可循。


2、與印章保管人簽訂責任書;


現實中,很多公司都是將印章交給自己信任的人員保管,但卻沒有與保管人員簽訂責任書,明確職責,這就導致保管人員對自己的責任認識不清。建議公司根據勞動法律法規的規定,一方面制定印章保管制度,明確規定印章管理人在上崗前要經過培訓,未經培訓及試用期職工不得保管印章;將印章保管職責寫進公司規章制度里。另一方面與保管人員簽訂責任書,明確其職責。


現實中還有另外一個現象,就是印章保管人員利用保管印章的便利,在從公司離職時,制作一些所謂的證據,以證明公司應當支付給個人一些費用,并在上面加蓋印章。因此,公司的規章制度里,必須明確規定,凡是涉及到印章保管人員的材料,必須即有公司印章,又有公司負責人的簽字,單獨加蓋印章無效。


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當然,公司的規章制度還要滿足勞動合同法規定的內容合法、民主程序制定、公示的三個條件。


3、建立印章使用審批登記制度,建立統一的印章使用臺賬,制定印章使用申請表。


由于印章的重要性,公司員工因工作需要使用印章時,必須提前審批,并在使用時做好登記,只有這樣,公司才能有效控制印章使用帶來的風險。在出現問題后,根據印章使用登記,才能找到原因所在,找到責任人。


申請使用印章的單位必須按印章管理規定履行審批程序,經過有權部門和公司領導批準;采用OA辦公系統的,履行OA審批流程;以上流程經公司領導批準后,公司文書人員對用印文件要認真審查,審核與申請用印內容、用印次數是否一致,然后才能在相關文件上用印并填寫印章使用臺賬。用印時必須由印章保管人員親自用印,不能讓他人代為用印,同時不能讓印章離開印章保管人員的視線。


4、印章保管人員必須加強對印章的保管,未經公司主要領導批準,不允許將印章攜帶外出,特殊情況下需攜帶外出時,必須指定監印人隨同。印章遺失必須在第一時間向公安機關報案,并取得報案證明,同時在當地或項目所在地報紙上刊登遺失聲明,不得私刻印章頂替。


5、公司應加強對項目部印章、部門印章、分公司印章的使用管理,限定其用途和使用審批程序,嚴格按公司行政公章的使用程序要求各級印章保管和使用單位。項目部印章和部門印章、分公司印章要嚴格限定使用范圍,不能用于對外簽訂合同,不能在對外承諾、證明等材料上使用,必要時要將使用權限通知公司客戶等利益相關方。項目部和公司的部門、分公司要指定印章用印和保管人,建立使用臺賬,絕不允許分包方使用項目部印章。


6、公司新注冊設立的子公司在領取營業執照后,應直接到行政服務中心公安機關刻制印章并備案。公司臨時刻制印章,包括項目部印章,必須由印章管理部門統一提出,經過法律部門、專業部門審查,報公司主要領導審批。經批準后,由印章管理部門統一在公安機關指定的單位刻制并備案。印章管理部門在印章交付使用前,應下發印章啟用文件,未經啟用的印章不能使用。


7、公司所屬部門發生變更或被撤銷后,印章統一管理部門必須收繳部門印章及用印記錄;所屬分公司注銷后,在工商注銷手續完成后,必須收繳分公司包括行政印章、合同專用章、財務專用章、負責人名章等在內的全部印章及用印記錄;項目部關閉后,項目部印章及用印記錄必須全部上繳公司印章管理部門。公司印章管理部門會同法律部門將收繳的印章統一銷毀,用印記錄由印章管理部門按檔案管理規定存檔。


8、公司在遇到仿冒本單位或項目部印章的情況時,公司印章管理部門要及時將有關情況通報法律部門,由法律部門按法律規定解決;咀龇ㄈ缦拢菏紫,及時向公安機關報案,追究仿冒人的法律責任;其次,在相關報紙上發布澄清聲明,及時知會潛在客戶;再次,及時通知仿冒合同的相對人,陳述相關事實,解除相關合同,如果相對人不予配合,要及時向當地法院申請,通過法律途徑認定合同無效,解除相關合同。


9、因為合同雙方的簽字蓋章大多不可能同時進行,為防范風險,盡可能讓對方先簽字、蓋章;重大合同要求對方法定代表人或者負責人或委托代理人簽字。


10、多頁合同等文件為防止相對方將其中部分內容更改,引發糾紛,要求加蓋騎縫章;正文結束時緊接下一行“以下無正文”或“以下為簽字、蓋章處”,并且正文與落款間的距離不能太大;原則上不允許存在單獨的簽字頁


11、控制刻制印章的數量,源頭上消除法律隱患。由于公司分支機構較多,總計印章也有較多,管理的難度大,法律風險大。對沒有必要刻制的印章以及沒有必要刻章的二級、三級部門,就不要刻制印章,從嚴控制刻制印章的數量,源頭上消除法律隱患。


12、帶有經濟權利、義務性質的公章使用須有征得法務部同意;


13、不要在空白文件上加蓋印章


很多公司為了業務的方便,習慣于在一些空白合同、授權委托書上加蓋印章,然后交給對方或業務員,這種方式在現實中存在極大的風險。


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在空白合同上加蓋公章、合同章,等于將合同條款確定的權利完全交給了對方,一旦被對方惡意利用,遭受的損失將會十分巨大?瞻资跈辔袝彩且粯,一旦丟失或被他人惡意利用,都會給公司造成巨大損失。一般情況下,授權委托書需要明確授權權限、授權期限、被授權人等信息,只有這樣,才不致于出現風險。


14、特別值得一提的是:公章與營業執照不能同由一人保管


15、蓋章的材料能收回的要及時收回。


16、最后,公司必須定期檢查印章使用情況。公司印章管理部門應按照印章管理規定組織法律、審計等部門對所屬單位印章使用情況進行檢查,發現問題及時采取相應措施,嚴肅責任追究制度,對擅自刻制、使用公章的,及時移交司法機關追究刑事責任。


歸納一下,印章管理就是要做到“書面化、流程化、執行化”。


公司章程可以約定印章的使用規則嗎?


公司章程可以約定印章的使用規則,但由于章程僅對內有約束力,如果相對人是善意的,即使印章的使用違反章程,合同也有效。但是,違反章程使用公章損害公司利益的人需要對公司承擔賠償責任。



轉自公眾號:注冊風險管理師


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印章物聯網:創新管理,智慧安全

印章物聯網,顧名思義,印章與網絡互連,從而實現高效、安全的管理模式。是由群杰經過多年市場調研,潛心研發的關于用印的整體解決方案。通過應用物聯網技術,實現印章的遠程管理,讓用印全程透明、可控、可追溯。其除了安全的突出優勢外,還實現了用印數據的存儲、分析功能,幫助企業實現更智慧、安全的用印管理。

 

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印章物聯網是由用印寶、印控臺(終端設備)和軟件(印章管理平臺PC端、手機APP)兩部分組成,依托物聯網技術,將印章、使用對象、用印人及企業決策者聯系在一起,連接管理和安全。

 

印章物聯網:簡化流程,高效便捷

 

印章物聯網的使用需要用印人發起用印申請,在取得授權人的許可后開啟印控臺,使用用印寶蓋章。在用印的過程中,平臺自動獲取用印文件、用印人、用印時間等照片信息,并回傳至企業服務器,讓每一次的用印都可監控、可追溯。監管更高效、安全。

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與傳統印章管理相比,印章物聯網有著無可比擬的高效安全管理優勢。傳統印章管理多為人及制度管章,無法杜絕可能存在的人為因素,安全性較差,容易發生印章外帶、私用、偷蓋、漏蓋等問題,不但管理成本高,風險也很難控制。而印章物聯網與之相比更便捷、易行、高效、安全。通過將實物印章嵌入用印寶中,實現人印隔離的同時,也降低了風險發生的概率;想要使用印章,需要取得決策者的授權許可,可以防止違規用印的發生;使用印章的過程,全程照片采集所有使用元素,自動生成臺賬,用印記錄隨時查閱,追溯有據;紅外用章區域,更是降低了印章私用、亂用的風險;可定位的功能,印章軌跡隨時把握。

 

印章物聯網,解決的不止是安全用印,更是企業影響力及核心競爭力提升的助推器。

 



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