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公司印章管理指引

來源 |   盛康法務

作者 |   曹棟采




印章風險是公司管理的重大法律風險之一,很多企業都建立了管理流程和管控辦法,但企業老板對印章的管理仍然放心不下,管控尺度難以把控,印章管理疏失無法避免,由此帶來的糾紛及損失不時發生。如何最大限度地減小公司印章管理的風險和損失?本文在長期企業管理和風控實務經驗的基礎上,針對印章管理的盲區和焦點,提出針對性的、實操性的解決辦法。



01 

印章數量——“三減”


公司運轉的必備印章包括公章、財務專用章、法人章、發票專用章等。除了這些必備印章外,有些公司尤其是集團公司因為各種需要還刻有很多其他印章,比較常見的有合同專用章(有的甚至有多枚合同專用章并編有序號),還有人力資源部、行政部、采購部、銷售部、工程部等部門章,項目章等。

公司的印章并非越多越好,印章越多,管控難度越大,法律風險越大。因此,除公司運轉必備印章外,盡量減少其他印章的刻制和使用。

一減合同專用章,對外簽署合同使用公章即可,不建議專門刻制和使用合同專用章;

二減部門章,部門章除必須使用的外,一般不刻制和使用。因為使用任何一枚印章包括部門章對外出具文件的,由此產生的法律責任一般都是由公司來承擔的。

三減其他印章,除必須使用外,一般不刻制和使用其他印章。

02

公章刻制——“二密”


目前,仿刻印章很簡單,并且可以達到魚龍混珠的程度,李鬼冒充李逵,一般要通過司法鑒定才能分清真假。面對蓋有自己公司公章的合同或其他文件,我們難以直觀地判斷其真偽。此類印鑒糾紛不少,涉案金額一般都比較大,帶來的損失不小.

因此,公章刻制要做到二密:

一是加密。在公章刻制完成,備案使用前,先進行適當的加密,即在印章上做暗標,如對筆劃或圖形作細小的修改,以使該印章具有自己的獨特暗記。有了上述公章的暗記,我們就可以一眼識李鬼,最快速、簡便地識別蓋章文件的真偽。

二是保密。上述公司加密暗記應作為公司機密,加以保護,除辦理加密的人及老板外,控制知情范圍。

03

印章使用——“五有”


印章使用,做到五有:有申請,有時間,有批準,有臺賬,有備份。

其一要有申請人,要有明確的使用單位和經辦人;

其二要有批準人,按照公司管理權限,經批準人批準后用;

其三要有時間,既要有用印的時間記錄,用印文件上更要載明該文件的簽署日期。

其四是做好用印臺賬,詳細記錄用印單位、用印人、批準人、相對方、用印時間、用印數量等。

其五要做好文件備份,除涉密文件外,一般用印后的文件均須備份存檔。


04

印章保管——“三!


一是專人。公司印章專人管理。掌印人很重要,選好選對掌印人,是做好印章風險管控的重要一環。

有的老板從安全的角度,自行掌管或者委托自己的親戚等最信得過的人掌管。自行掌控影響到使用效率,并且難以留下使用痕跡。委托親戚管理只注重了安全性,容易忽略印章管理人的其他素質要求。

選好印章的管理人,要綜合考慮安全性、責任心、穩定性。印章管理人既要信得過,還要拿得起,還能留得住。老板信任是前提;印章管理人還應當具備較強的責任心,要有認真、細致、踏實的工作作風,能夠擔當起印章管理的職責;還要有較好的工作穩定性,印章管理人頻繁變動,印章交接容易產生風險,也使印章風險的責任難以區分。

是專柜。有的老板將公司印章放在隨身攜帶的公文包里,有的放在辦公桌上,有的鎖在辦公桌抽屜里,這些“皮包印章”“桌面印章”“抽屜印章”的風險很大。近些年來發生的不少糾紛均是印章被偷蓋,公司查無用印記錄。尤其是部門章、項目章,保管更加隨意。因此,應實行印章專柜保管,公司印章必須設置保險柜,開柜使用,用完入柜,密碼保管。

三是專區。印章保管的保險柜不應直接置放在保管人的辦公桌邊,而應設立公司相對獨立的機要區,和繁雜的辦公區域相對區隔。


05

印章管用——“四責”


一是明確職責,明確各類印章的管理人,及其相應的職責、管理制度和流程。公章由公司公章管理人專責管理,財務章由財務負責人專責管理,部門章由部門負責人專責管理,項目章由項目負責人專責管理。

二是承諾履責。簽署履責承諾書,約定違規損失賠償。公章管理人,包括公司、部門章、財務章、項目章的管理人均應簽署專門的履責承諾書,載明管理的起始時間,聲明已經知曉公司印章管理制度,保證履行管理職責,承諾違反管理規定造成公司損失的承擔賠償責任。

三是雙簽定責。部門章、項目章在使用時均須做到雙簽:即部門負責人、項目負責人簽字,加蓋部門章、項目章;違反雙簽規定的,對部門負責人、項目負責人予以處分,造成公司損失的,責令賠償。

四是終身追責。部門章、項目章均由申請用章的部門負責人、項目負責人在批準后刻制、保管、使用,該部門負責人、項目負責人調動或離職時,該章同步封存。由新的部門負責人、項目負責人按照需要啟用新印。部門負責人、項目負責人對其申領的印章“終身”負責。


06

印章監管——“二新”


在傳統的制度管控、審計監督等的基礎上,結合新形勢、新技術創新管理方法。

一是視頻監控。設立印章管理專區后,對于專區可以實行視頻監控,將印章保管專柜、開柜、用印、入柜、備份等過程均置于視頻監控之下,實現實時、音像管控。

二是使用電子印鑒。信息化建設得較好的公司可以使用電子印章,對于采購、銷售、服務等日常經營項目,制訂格式合同,進行網上審核,使用電子印章。


07

印章管理“三特”


一是空白文件的用印問題。空白文件用印風險巨大,很多公司明令禁止,但實際上禁而不絕。

對于空白文件用印,須予禁止。如特殊情形確實需要的,應嚴加監管:其一提高用印審批權限;其二是專用專管,由申請人專責領用、填寫、交付、回收;其三對于用印的空白文件予以編號;其四絕對禁止空白交付,須由申請人填寫相關內容,然后拍照回傳審批,經批準后方可向外交付,絕對禁止將用印后的空白文件對外交付;其五,限期收回,限期使用,期滿收回,將使用過的文件收回存檔,或將空白文件收回繳銷。

二是公章攜帶外出問題。一般應禁止公章外攜,確實需要的,應當專人攜帶,雙人監督,使用密封袋保管,用時開封,用完加封。

三是公司承包、租賃、并購的印章管理。公司承包、租賃、并購的合同中,應設專門的印章條款。將公司整體、或某一業務版塊對外承包經營的,公章應仍由公司掌管,承包人需要使用公司公章的,按公司印章管理規定辦理。承包人業務需要的,可經公司批準后另行刻制承包專用的合同章,在公司監督下使用。公司資產轉讓的,公章不交付受讓方。公司控股權轉讓的,建議將公司原公章封存,由新股東刻制新的公司公章并保管使用。確需移交公章的,轉讓合同應明確約定公章移交的條件、時點、責任等。








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