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【分享系列】一個案例告訴你如何管理企業印章

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案例分析

自然人B是公司A的總經理,自然人B在離職后,拿出一份蓋著A公章的《薪酬約定書》,其中約定:由于B在擔任總經理期間為公司業績增長不可替代的作用,A公司給B個人50萬元人民幣的薪酬獎勵。A公司不認可該《薪酬約定書》,雙方鬧上法庭。

B訴稱:A公司承諾給其相關薪酬,所以出具了《薪酬約定書》,且蓋上了公章。

A公司辯稱:B為A公司總經理,其具有私自掌握公章的權力,能夠自己給自己蓋章。


案件背景:

1、B擔任A公司總經理期間,其一項重要權力是掌管企業的公章。

2、案件審理中,該《薪酬約定書》上的公章經鑒定為真實。雙方各執一詞,鬧得不可開交。


你怎么看?


針對該案例,企業印章管理的知識需要科普一下。


01

公司的印章分哪幾種?分別有什么用途?效力大小如何?

公司是法律意義上的“人”,俗稱法人,在法人進行社會活動的時候,為了表達其的意志,通常需要用章來表示,公司印章主要分為五種:

(一) 公章:用于公司對外事務處理,工商、稅務、銀行等外部事務處理需要加蓋。

(二)財務專用章:用于公司票據的出具,支票等在出具時需要加蓋,通常稱為銀行大印鑒。

(三)合同專用章:顧名思義,通常在公司簽訂合同時需要加蓋。

(四)法定代表人章:用于特定的用途,公司出具票據時也要加蓋此印章,通常稱為銀行小印鑒。

(五)發票專用章,在公司開具發票時需要加蓋。

在上述五種印章中,公章、財務專用章、合同章需要在工商登記部門備案。上述印章沒有嚴格意義上法律效力大小高低的區別,只要是符合法律規定的蓋章要求并且意思表示真實,印章均為有效。然而,在企業經營實踐中,通常情況下,企業與企業之間經濟往來互相認可時,即便蓋章有點瑕疵也會一帶而過。但是當遇到問題,需要化解糾紛的時候,章的作用(副作用)就開始顯現了。

印章的有效力大小取決于印章的使用范圍。

公章在所有印章中具有最廣的使用范圍,是法人權利的象征,換句話說,公章可以就是“法人”的“手印”,蓋上了公章,普遍認為這個行為就代表了公司的意志,因此在現行的立法和司法實踐中,審查是否蓋有法人公章成為判斷民事活動是否成立和生效的重要標準。除法律有特殊規定外(如發票的蓋章),均可以公章代表法人意志,對外簽訂合同及其他法律文件,具有極高的法律效力,凡是以公司名義發出的信函、公文、合同、介紹信、證明或其他公司材料均可使用公章。


備注:前陣子同學咨詢的小問題,如果年底審計如果碰到了會計師事務所寄送的往來詢證函,金額不一致怎么辦?蓋上相符的公章有什么法律風險?

答:財務人員蓋公章一定要慎重,目前往來詢證函被當作討債證據獲得了部分法院的支持,如果財務人員對于往來款本年發生金額和期末余額有異議,一定不要輕易在相符之處蓋公章,蓋上了公章,回頭可能對方會找公司討債,給公司帶來潛在風險,一定要核實清楚金額,確認無誤后方能在相符之處蓋章。

02

公章可以代替合同專用章嗎?

可以。

在合同、協議的簽訂中,公章和合同專用章具有同等法律效力!蹲罡呷嗣穹ㄔ宏P于在審理經濟糾紛案件中涉及經濟犯罪嫌疑若干問題的規定》第四條將公章與合同專用章并列使用,也足以說明公章與合同專用章在合同簽訂方面的效力是一樣的。

03

公章可以代替法定代表人章嗎?

視具體情況而定,如委托授權書上應有法定代表人簽字或蓋章,此時僅有公章是不行的。

04

合同上沒有加蓋合法有效的公章但有法定代表人簽字,合同是否有效?

根據合同履行情況等,一般認定為有效。除非約定合同生效需簽字并蓋章。備注:《民法典》法條:第四百九十條 當事人采用合同書形式訂立合同的,自當事人均簽名、蓋章或者按指印時合同成立。在簽名、蓋章或者按指印之前,當事人一方已經履行主要義務,對方接受時,該合同成立。

05

合同所蓋印章并非合同專用章,而是采購專用章、項目部專用章等,合同是否有效?

一般認定為有效,除非有證據證明相反事實。合同上加蓋的印章雖然并非合同專用章,不符合簽訂合同的一般原則和規定,但這是該公司自身管理方面存在的漏洞,如該公司不能提交相應的證據,證明合同所涉印章與公司無關或為他人私蓋,即應認定公司承認合同的效力!睹穹ǖ洹罚旱谒陌倬攀畻l 法律、行政法規規定或者當事人約定合同應當采用書面形式訂立,當事人未采用書面形式但是一方已經履行主要義務,對方接受時,該合同成立。

06

公章外借他人使用,他人私下簽訂的擔保合同是否有效?

有效。

公司作為獨立的企業法人,公司印章是其對外進行活動的有形代表和法律憑證,公司負責人或其他管理人員,經過公司授權后,只是印章暫時的持有者和保管者,其行使公司印章所產生的權利義務,應由公司承擔責任,而不應由持有者或保管者承擔責任。公司自愿將印章外借他人使用,應視為公司授權他人使用公司印章,該印章所產生的權利義務關系應由該公司承擔。因此,公章外借他人使用并私下簽訂的擔保合同有效,公司需要承擔擔保責任。

07

公司印章的保管和使用方面需要采取什么措施?

第一、是建立日常保管制度,制定印章管理規定,指定印章歸口管理部門,公司印章采取分級保管和專人保管的制度,各類印章由各崗位專人依職權需要領取并保管。

第二,企業應當建立統一的印章使用臺賬。用章必須登記!備注:印章使用臺賬是非常重要的留痕證據,一定要重視起來,不要走流程!

第三、禁止在空白介紹信、空白紙張、空白單據等空白文件上蓋公章。

第四、未經企業主要領導批準,不允許將印章攜帶外出。


08

有沒有什么簡單的方法防止公章被濫用?

最簡單的方法,在公司所有對外出具的文件中,一定要標注一項條款“本文件由企業蓋公章并蓋法定代表人章后生效”。同時,公司的法定代表人需要對法定代表人章做好管理,以防公章被擅自挪用給公司造成的不利后果。利用雙重印章互相牽制,能夠減少印章管理中出現的風險。

圖片

備注:文中案例,最終A公司做了如下工作,最終勝訴。

1、A公司提交了本公司的歷年的印章使用臺賬,證明A公司的所有公章使用均需要登記。

2、A公司提交了公司對外出具過的文件復印件等十幾份文件,證明公司在對外出具文件時,所有文件均需要蓋公章+法定代表人章進行雙項蓋章確認后方能出具。(B雖然是總經理,但是不是法定代表人,手里并不掌握法定代表人章)

通過上述兩項證據,法官最終認定,自然人B提交的《薪酬約定書》上的蓋章行為系其擅自利用公章導致,該蓋章行為不代表A公司的意志,自然人B最終敗訴。

來源:于松SDU2020級MBA

圖文丨于   松

編輯丨劉平平

校對丨王   言

審核丨于松、韓全通





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